La adaptación de los sistemas de facturación a la nueva normativa entra en su fase decisiva. Tras las últimas modificaciones del calendario, las empresas y profesionales ya disponen de las fechas vigentes para tener preparados sus sistemas informáticos de facturación.

Los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027, mientras que el resto de obligados tributarios incluidos en el Reglamento deberán hacerlo antes del 1 de julio de 2027. El periodo anterior a estas fechas está siendo considerado por la Agencia Tributaria como un periodo de pruebas y adaptación.

En Tecnópolis Software ya estamos trabajando para que nuestros clientes puedan afrontar este cambio de forma planificada, integrando los nuevos requisitos dentro de sus sistemas de gestión y evitando adaptaciones precipitadas cuando se acerquen las fechas límite.

¿Qué es realmente VERI*FACTU?

Aunque habitualmente hablamos de “VERIFACTU”, el cambio normativo es más amplio. El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) utilizados por empresarios y profesionales.

Su objetivo es garantizar que los registros de facturación sean íntegros, conservables, accesibles, legibles, trazables e inalterables, evitando que una factura o un registro pueda modificarse o eliminarse sin dejar la correspondiente trazabilidad.

Los sistemas deberán generar un registro de facturación asociado a cada factura y utilizar mecanismos de seguridad como el encadenamiento mediante huellas digitales o hash. Las facturas emitidas mediante los sistemas afectados deberán incorporar también el correspondiente código QR tributario.

Es importante aclarar que VERI*FACTU no es lo mismo que la factura electrónica obligatoria. Los registros generados por estos sistemas no sustituyen a la factura y la normativa permite que la factura continúe emitiéndose en papel o electrónicamente. Se trata de proyectos normativos relacionados con la digitalización de la facturación, pero con obligaciones diferentes.

Dos formas de cumplir la normativa

La normativa contempla dos modalidades válidas de funcionamiento de los sistemas de facturación:

VERI*FACTU

En esta modalidad, el sistema remite automáticamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación generados al emitir las facturas.

Esto permite que las facturas puedan ser verificables a través del código QR y simplifica determinados requisitos técnicos relacionados con la conservación y protección de los registros.

NO VERI*FACTU

También será posible utilizar un sistema que no envíe automáticamente los registros a la Agencia Tributaria.

En este caso, el propio software deberá garantizar su conservación, integridad e inalterabilidad y cumplir requisitos adicionales de seguridad, como la firma de determinados registros y la existencia de un registro de eventos del sistema.

Por tanto, la normativa obliga a utilizar un sistema de facturación adaptado, pero no obliga a todas las empresas a enviar automáticamente cada registro de facturación a Hacienda mediante VERI*FACTU.

La elección de la modalidad debe analizarse en función de las características y necesidades de cada empresa.

¿A quién afecta?

El ámbito de aplicación es amplio e incluye, con carácter general, a empresarios y entidades que desarrollen actividades económicas en territorio común y estén sujetos, entre otros, al Impuesto sobre Sociedades, al IRPF por actividades económicas o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes mediante establecimiento permanente en España.

Existen determinadas excepciones. Por ejemplo, los contribuyentes incluidos en el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII) quedan, respecto de las operaciones correspondientes, fuera del ámbito del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.

Por ello, antes de realizar cualquier adaptación es conveniente estudiar la situación concreta de cada empresa.

¿Qué cambiará en la facturación?

La nueva normativa no consiste únicamente en añadir un código QR a las facturas.

Los programas deberán controlar de forma mucho más estricta todo el proceso de generación de los registros de facturación.

Entre los principales cambios se encuentran:

• Generación de un registro asociado a cada factura emitida.
• Mayor control sobre modificaciones y anulaciones.
• Encadenamiento de los registros mediante mecanismos que permiten detectar alteraciones u omisiones.
• Incorporación del código QR tributario en las facturas afectadas.
• Mayor trazabilidad de todo el proceso de facturación.
• Posibilidad de remitir automáticamente los registros a la Agencia Tributaria mediante la modalidad VERI*FACTU.
• Nuevos requisitos técnicos y de control que deberán cumplir los programas de facturación.

La propia Ley General Tributaria contempla además un régimen sancionador específico relacionado con la fabricación, comercialización y utilización de determinados sistemas informáticos que no cumplan los requisitos exigidos, lo que refuerza la importancia de trabajar con soluciones correctamente adaptadas.

2026: el momento de preparar la transición

Aunque las primeras obligaciones comienzan en 2027, esperar hasta las últimas semanas para realizar la adaptación puede generar problemas innecesarios.

La implantación de VERI*FACTU no debe entenderse únicamente como una actualización técnica. En muchas empresas será necesario revisar procesos de facturación, configuraciones, series, usuarios, integraciones, documentos y conexiones con otros módulos del ERP.

Por ello, 2026 es el momento de analizar, preparar, probar y planificar la transición.

La Agencia Tributaria ya dispone de servicios relacionados con VERI*FACTU y considera el periodo previo a la obligatoriedad como un periodo en el que pueden realizarse pruebas.

En Tecnópolis Software ya estamos preparando a nuestros clientes

En Tecnópolis Software desarrollamos e implantamos soluciones ERP orientadas a centralizar la gestión de las empresas y adaptarlas tanto a sus procesos internos como a las nuevas obligaciones normativas.

Nuestro objetivo con VERI*FACTU es que la adaptación forme parte del funcionamiento habitual del ERP y que el usuario pueda continuar trabajando con la menor complejidad posible.

Por ello, estamos planificando las implantaciones con antelación para poder realizar una transición ordenada que incluya, cuando corresponda:

• Análisis de la situación actual de cada empresa.
• Revisión y actualización del sistema de facturación.
• Adaptación del ERP a los nuevos requisitos.
• Integración de VERI*FACTU dentro del flujo habitual de trabajo.
• Configuración y pruebas antes de la entrada en producción.
• Acompañamiento durante el proceso de adaptación.
• Soporte posterior a la implantación.

Todo ello manteniendo nuestra filosofía de desarrollar ERP, automatizaciones y nuevas herramientas tecnológicas integradas en un mismo entorno de gestión, evitando que las empresas tengan que trabajar con soluciones independientes para cada nueva necesidad.

No recomendamos esperar al último momento

Las fechas pueden parecer todavía lejanas, pero la adaptación afectará a un número muy elevado de empresas y profesionales.

A medida que se acerque 2027 aumentará considerablemente el número de implantaciones que deberán realizar los proveedores de software.

Por este motivo, en Tecnópolis Software estamos organizando con antelación la planificación de nuestros clientes para poder realizar cada adaptación de forma progresiva y sin interferir en el funcionamiento habitual de las empresas.

Fechas que debes recordar

1 de enero de 2027
Entrada en aplicación obligatoria para los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades.

1 de julio de 2027
Fecha límite para el resto de obligados tributarios incluidos en el Reglamento.

¿Está preparada tu empresa para VERI*FACTU?

La transformación de la facturación ya está en marcha.

En Tecnópolis Software podemos ayudarte a analizar cómo afecta la normativa a tu empresa, preparar tu ERP y planificar la adaptación con tiempo suficiente para llegar a 2027 con el sistema preparado y probado.

Anticiparse permite trabajar con tranquilidad, evitar prisas y convertir una obligación normativa en una oportunidad para modernizar y automatizar los procesos de gestión de la empresa.