La digitalización del transporte de mercancías por carretera da un nuevo paso con la implantación obligatoria del Documento Electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA digital. A partir del 5 de octubre de 2026, los documentos de control administrativo exigibles en determinados transportes interiores por carretera deberán generarse y estar disponibles en formato electrónico.

Este cambio no consiste simplemente en sustituir un documento en papel por un archivo escaneado. La normativa establece una serie de requisitos técnicos relacionados con la generación, disponibilidad, seguridad, acceso y conservación de los documentos.

En este artículo explicamos de forma clara qué es el DeCA digital, qué empresas pueden verse afectadas y qué aspectos deben revisar antes de su entrada en vigor.

¿Qué es el DeCA digital?

El DeCA es el documento de control administrativo que recoge la información necesaria para documentar determinados servicios de transporte por carretera.

Su función es permitir que los agentes y servicios de inspección puedan comprobar los datos esenciales de la operación de transporte, entre ellos:

• El cargador contractual.
• El transportista efectivo.
• El origen y destino del envío.
• La naturaleza de la mercancía.
• El peso transportado.
• La fecha de realización del servicio.
• La matrícula del vehículo cuando resulte necesaria.
• Los restantes datos exigidos por la normativa aplicable.

Hasta ahora, este documento podía utilizarse en papel o en formato electrónico. Con la nueva regulación, cuando el documento de control resulte obligatorio, deberá generarse necesariamente en formato digital.

¿Cuándo será obligatorio?

La fecha prevista para la obligatoriedad del DeCA digital es el:

5 de octubre de 2026

Desde esa fecha, las empresas afectadas deberán disponer de un sistema capaz de generar, almacenar, facilitar y conservar correctamente estos documentos electrónicos.

Por ello, es recomendable no esperar a las últimas semanas para revisar los procesos internos y la capacidad del software de gestión utilizado por la empresa.

¿A qué transportes afecta?

La obligación se aplica al documento de control exigible en los transportes interiores, es decir, aquellos cuyo origen y destino se encuentran dentro del territorio español.

También se incluyen las operaciones de cabotaje realizadas dentro de España.

Por el contrario, los transportes internacionales que transcurran parcialmente por territorio español utilizarán los documentos previstos en los convenios internacionales que resulten aplicables.

Es importante señalar que el DeCA no resulta necesario en todas las operaciones de transporte. La obligación afecta a aquellos servicios para los que la normativa exige actualmente un documento de control administrativo.

Cada empresa deberá revisar su actividad, los servicios que realiza y las posibles excepciones aplicables.

Principales requisitos del DeCA digital

La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características que deben reunir tanto los documentos electrónicos como las aplicaciones utilizadas para generarlos.

1. Debe generarse antes de comenzar el transporte

El sistema deberá crear el DeCA antes del inicio efectivo del servicio.

La aplicación deberá registrar:

• La fecha y hora de creación del documento.
• La fecha y hora de cualquier modificación posterior.

Esto permite acreditar que el documento estaba correctamente generado antes de comenzar el transporte.

2. Debe ser un PDF digital nativo

El DeCA deberá generarse en formato PDF y tener un tamaño máximo de 5 MB.

No será válido escanear un documento en papel, fotografiarlo o convertir una imagen en PDF.

El documento debe generarse directamente a partir de los datos estructurados almacenados en la aplicación informática.

En otras palabras, debe tratarse de un documento digital desde su origen.

3. Cada documento debe incluir un código QR

El PDF deberá incorporar un código QR asociado a una dirección web única para ese documento.

Al escanearlo, el agente autorizado deberá poder acceder directamente al PDF correspondiente.

El código QR también podrá facilitarse como un archivo independiente, aunque deberá seguir estando incluido en el propio documento.

4. El acceso debe realizarse mediante una URL segura

Cada DeCA tendrá una dirección web única y específica.

La URL deberá:

• Utilizar una conexión segura HTTPS.
• Permitir la descarga directa del PDF.
• Estar disponible durante todo el servicio.
• No exigir usuario ni contraseña.
• No dirigir a una zona privada.
• No requerir que el inspector pulse botones adicionales para obtener el documento.

La descarga debe iniciarse directamente al acceder al enlace o escanear el código QR.

5. Debe estar disponible durante el transporte

El documento deberá poder consultarse durante todo el servicio para atender una posible inspección en carretera.

Antes de iniciar el transporte, el conductor deberá disponer de una copia del DeCA.

Podrá llevarla:

• En formato electrónico, mostrándola desde un teléfono móvil, una tableta u otro dispositivo.
• En formato impreso en papel.

En ambos casos, el documento deberá contener el código QR.

Durante una inspección, el conductor también podrá mostrar directamente el código QR para que el agente descargue el PDF.

6. Debe conservarse durante al menos un año

Los documentos generados deberán conservarse durante un periodo mínimo de un año.

En el transporte de mercancías, esta obligación afecta tanto al cargador contractual como al transportista efectivo.

Las partes pueden disponer de repositorios diferentes. Cuando una de ellas haya generado el documento, será suficiente con que la otra pueda descargarlo y conservarlo durante el plazo obligatorio.

Aunque el acceso público mediante la URL pueda desactivarse una vez transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio, el archivo deberá seguir conservándose durante al menos un año.

¿Qué ocurre si cambian los datos durante el trayecto?

La normativa contempla que algunos datos puedan cambiar después de haber comenzado el servicio.

En ese caso, existen dos posibilidades.

Modificar el PDF existente

Se podrán añadir los nuevos datos al mismo documento, indicando:

• El motivo del cambio.
• Los datos anteriores.
• Qué información ha dejado de ser válida.

Al mantenerse el mismo archivo, también se conservarán la URL y el código QR originales.

Generar un nuevo PDF

También podrá generarse un nuevo documento que incluya toda la información actualizada.

En ese caso:

• Se generará una nueva URL.
• Será necesario crear un nuevo código QR.
• Deberá conservarse el documento anterior para mantener la trazabilidad.

En ambos supuestos, el documento actualizado deberá facilitarse al conductor.

Las anotaciones manuscritas realizadas sobre una copia impresa no modificarán válidamente el DeCA.

¿Es obligatorio firmar el DeCA?

La firma del documento de control administrativo no es obligatoria con carácter general.

Sin embargo, cuando el mismo documento se utilice también con una finalidad contractual y deba incorporar firmas, deberá utilizarse como mínimo una firma electrónica avanzada.

También será válida una firma electrónica cualificada.

Por tanto, es importante diferenciar entre la función administrativa del DeCA y otros posibles usos contractuales del documento.

¿Se pueden agrupar varios transportes en un solo DeCA?

La normativa permite incluir varios servicios en un mismo documento, siempre que se cumplan determinadas condiciones.

En el transporte de mercancías, el cargador contractual y el transportista efectivo deberán ser los mismos en todos los envíos agrupados.

Además, tendrá que identificarse claramente para cada envío:

• El origen.
• El destino.
• La naturaleza de la mercancía.
• El peso.
• Cualquier otro dato que sea diferente.

La agrupación no puede impedir que cada operación quede perfectamente identificada.

DeCA digital y eCMR no son lo mismo

Una de las dudas más habituales es si la nueva regulación convierte también en obligatorio el eCMR.

La respuesta es no.

El DeCA digital

Es un documento de naturaleza administrativa utilizado para controlar determinados transportes interiores por carretera.

El eCMR

Es la versión electrónica de la carta de porte CMR, vinculada principalmente al contrato de transporte internacional de mercancías por carretera.

La obligatoriedad del DeCA digital a partir del 5 de octubre de 2026 no implica una obligación general de utilizar el eCMR.

No obstante, la normativa permite emplear formatos utilizados para otros documentos de transporte, como una carta de porte, siempre que:

• Incluyan todos los datos exigidos para el DeCA.
• Identifiquen expresamente al cargador contractual y al transportista efectivo.
• Cumplan todos los requisitos técnicos del documento electrónico.

Por tanto, un mismo documento podría cumplir varias funciones, pero solo cuando reúna toda la información y las condiciones exigidas para cada una de ellas.

¿Quién debe generar el DeCA?

En el transporte de mercancías, el documento puede ser generado por alguno de los operadores implicados, de acuerdo con la organización y el procedimiento establecido entre las partes.

Lo fundamental es que:

• Esté generado antes del inicio del servicio.
• Contenga todos los datos obligatorios.
• Se facilite al conductor.
• Pueda descargarse durante una inspección.
• Sea accesible para las partes implicadas.
• Se conserve durante el plazo legal.

Por este motivo, cargadores, operadores logísticos y transportistas deberán coordinar correctamente sus procedimientos.

¿Qué deben revisar las empresas antes de octubre de 2026?

Para prepararse con tiempo, las empresas deberían analizar los siguientes aspectos:

Software de gestión

Comprobar que el ERP o programa de transporte pueda generar documentos PDF digitales nativos con todos los datos obligatorios.

Código QR y acceso seguro

Verificar que cada documento disponga de una URL HTTPS única y de un código QR funcional.

Disponibilidad en carretera

Definir cómo recibirá el conductor el documento y cómo podrá mostrarlo durante una inspección.

Gestión de modificaciones

Establecer un procedimiento para actualizar los documentos cuando cambien los datos de una operación.

Conservación documental

Garantizar que los PDF puedan localizarse, descargarse y conservarse durante al menos un año.

Coordinación con clientes y proveedores

Determinar quién generará el documento, cómo se compartirá y qué responsabilidades asumirá cada parte.

Formación del personal

Informar a los departamentos de tráfico, administración, expediciones y transporte, así como a los conductores.

¿Cómo puede ayudarte Tecnópolis?

En Tecnópolis ya estamos trabajando en la adaptación de nuestras soluciones para incorporar los requisitos establecidos para el DeCA digital dentro del plazo previsto.

Nuestro objetivo es facilitar a nuestros clientes una transición ordenada, segura y plenamente integrada con sus procesos habituales.

La adaptación permitirá, según la configuración y necesidades de cada empresa:

• Generar el DeCA desde el sistema de gestión.
• Crear el PDF digital con los datos obligatorios.
• Incorporar el código QR.
• Facilitar el acceso seguro al documento.
• Ponerlo a disposición del conductor.
• Mantener la trazabilidad de las modificaciones.
• Conservar los documentos durante el periodo requerido.

Cada organización puede tener una operativa diferente. Por ello, recomendamos revisar con antelación los procesos de expedición, transporte y gestión documental.

Conclusión

El DeCA digital representa un cambio relevante en la forma de documentar y controlar los transportes de mercancías por carretera.

No se trata únicamente de eliminar el papel. Las empresas deberán contar con sistemas capaces de generar documentos digitales nativos, asociarlos a un código QR, permitir su descarga directa y conservarlos correctamente.

Anticiparse permitirá:

• Evitar adaptaciones urgentes.
• Formar al personal con tiempo.
• Coordinar a cargadores y transportistas.
• Reducir errores durante las expediciones.
• Garantizar la disponibilidad del documento en carretera.
• Afrontar las inspecciones con mayor seguridad.

En Tecnópolis acompañaremos a nuestros clientes durante este proceso para que sus soluciones estén preparadas antes de la entrada en vigor de la obligación.

Este contenido tiene carácter meramente informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico o administrativo aplicable a cada empresa y operación de transporte.